E-FATTURA dal 1° GENNAIO 2019

fatturazione elettronica

Cos’è la fatturazione elettronica ? La fatturazione elettronica è un processo digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che sostituisce definitivamente il tradizionale ciclo di generazione, stampa, spedizione/ricezione e archiviazione del supporto cartaceo.
Da un punto di vista tecnico, le fatture elettroniche devono essere:

  • redatte in linguaggio xml (eXtensible Markup Language)

In base alla definizione contenuta nel Provvedimento del 30/04/2018, si tratta di un formato “non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”;

  • predisposte in un formato standard appositamente codificato che prevede la compilazione obbligatoria dei dati fiscalmente rilevanti secondo la normativa vigente e delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario, oltre ad una serie di informazioni aggiuntive facoltative.

La trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire, per espressa previsione normativa, unicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate.

Il SdI è un sistema informatico in grado di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file con particolari caratteristiche;
  • effettuare controlli sui file ricevuti
  • inoltrare le fatture ai destinatari.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Pertanto, il SdI svolge il compito di “postino informatico”, mettendo in relazione mittenti e destinatari delle fatture, dopo avere verificato che le stesse siano formalmente corrette e complete dei dati obbligatori.

Quali sono i principali controlli effettuati dal Sistema di Interscambio ?

Il SDI esegue una serie di controlli sui file delle fatture elettroniche che riceve e, nel caso in cui riscontri degli errori, provvede a notificare al soggetto emittente un’apposita ricevuta di scarto contenente la descrizione puntuale delle anomalie presenti nel file.

Il SDI esegue 3 tipologie di controlli:

  • Verifiche sul formato del file. Trattasi di controlli “formali” sul file, come ad esempio, quelli relativi alla nomenclatura del file, alle dimensioni, e se il file è firmato digitalmente verifica che la firma sia valida, che il file sia leggibile;
  • Verifiche di coerenza e validità del contenuto. Il SDI, sulla base di apposite specifiche tecniche, garantisce la coerenza del contenuto della fattura, ad esempio se nella fattura è indicata un’aliquota Iva pari a zero, viene controllato che il campo “natura” sia presente, oppure che la data della fattura non sia successiva alla data in cui la stessa è ricevuta dal SDI, oppure che i dati di riepilogo della fattura siano coerenti con le singole righe di cui la stessa si compone. Il SDI verifica poi l’esistenza dell’eventuale codice destinatario indicato in fattura e, solo per i soggetti residenti in Italia, la validità del codice fiscale e della Partita Iva di tutti i soggetti coinvolti attraverso il confronto con i dati presenti nell’Anagrafe Tributaria;
  • Verifiche di unicità della fattura. Il SDI impedisce di inviare due volte la stessa fattura, verrà dunque scartata una fattura inviata quando la stessa presenta lo stesso codice fiscale del soggetto cedente, stesso anno e stesso numero di una fattura già ricevuta e accettata dal SDI. Se il documento inviato è una nota di credito il SDI tiene conto anche del tipo documento ed esegue il controllo di unicità distinguendo fatture e note di credito.


La fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019

Dal prossimo 1° gennaio 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica verrà esteso al mondo dei privati: la Legge di Bilancio 2018 ha infatti introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica per le transazioni tra soggetti passivi Iva (aziende e professionisti – B2B – Business to Business) e verso i consumatori finali (B2C – Business to Consumer)


Come si emette e si consegna una fattura elettronica a un consumatore finale?

La fattura deve essere emessa in formato elettronico anche nei riguardi dei consumatori finali non in possesso della partita IVA. Il codice destinatario da indicare nel file in formato XML è un codice convenzionale di 7 zeri “0000000”, così come previsto dal Provvedimento del 30 aprile 2018. Allo stesso tempo il cedente/prestatore ha l’obbligo, previsto dall’art. 1, c. 909, L. n. 205/2017, di rilasciare direttamente al cliente consumatore finale, una copia su carta (o a mezzo email) della fattura inviata al SdI comunicandogli anche che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Soggetti interessati e soggetti esclusi

Tutti i soggetti titolari di P.Iva residenti o stabiliti in Italia sono obbligati dal 1° gennaio 2019 a emettere fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, e per le relative variazioni, effettuate verso soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.

Tale obbligo, pertanto, riguarda anche le operazioni effettuate verso i consumatori finali.

I soggetti che secondo la normativa sono esclusi dall’applicazione della fatturazione elettronica obbligatoria, e che quindi dal 1° gennaio possono continuare a emettere fatture analogiche, sono solamente:

  • coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  • coloro che applicano il regime di vantaggio (c.1-2, art.27, d.l. 98/2011).

E’ significativo rilevare che tali soggetti sono comunque interessati dalla ricezione di fatture elettroniche passive.

Canali di invio e di ricezione

L’invio della fattura elettronica al SdI può avvenire attraverso uno dei seguenti canali:

  • Posta Elettronica Certificata (PEC);
  • Web;
  • Servizio SDI

Il destinatario può invece ricevere la fattura elettronica secondo le seguenti modalità:

  • Posta Elettronica Certificata (PEC);
  • Servizio SDI

Decidere di inviare le fatture tramite web significa sostanzialmente avvalersi del portale gratuito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Tale canale, va sottolineato, non è abilitato alla ricezione (nel senso che è possibile consultare i dati, previa estrazione in formato csv, ma senza che all’utente sia notificato in alcuna maniera la presenza di eventuali nuove fatture).

Inviare e ricevere le fatture tramite pec comporta dei costi e dei tempi di gestione non irrilevanti, sostenibili solo in caso di un numero di documenti significativamente modesto.

Le altre possibilità, di cui non è importante andare a definire la natura tecnica, richiedono un preventivo accreditamento presso il SdI, che comporta l’attivazione di una serie di protocolli informatici di notevole complessità e che richiedono dei tempi lunghi per l’attivazione. Per la generalità degli operatori economici, quindi, risulterà decisamente più agevole avvalersi di un provider privato, già debitamente accreditato al SdI.

Quali sono le opportunità e i limiti di avvalersi della pec ?

Tra gli strumenti utili per inviare e ricevere fatture elettroniche verso e da il SdI rientra anche la pec.

Evidentemente, lavorando con la pec, non si dovrebbero sostenere costi aggiuntivi e si continuerebbe ad utilizzare un canale con cui molti operatori economici hanno negli anni acquisito una certa confidenza. Ma va subito rilevato come questa “confidenza” sia di dominio delle realtà più strutturate.

Notevoli, inoltre, appaiono le difficoltà operative legate all’utilizzo della pec, tra le quali si possono ricordare almeno le più significative:

  • generare un file xml, prima del suo invio.

Pertanto, servirà comunque avvalersi di un software esterno;

  • scaricare manualmente i file xml ricevuti e visualizzarne il contenuto, sempre con il supporto di un software esterno;
  • portare manualmente in conservazione pec emesse e ricevute, file xml, file di metadati e notifiche.

 

Perché conviene affidarsi a un provider privato?

Le principali funzionalità legate al mondo FE (invio e ricezione) possono fondamentalmente essere gestite attraverso tutte le modalità più volte evidenziate. Il processo FE, tuttavia, non si esaurisce nelle mere attività di immissione di una fattura nel SdI e di ricezione dallo stesso, ma comprende altre fasi, di cui alcune possono rappresentare elementi di criticità qualora non ci si avvalesse di un gestionale in grado di automatizzarle quanto più possibile.

Qui di seguito si espone uno schema riepilogativo che evidenzia come le diverse fasi dell’intero processo siano o meno gestibili a secondo del canale adottato

Funzionalità del : PEC AdE Provider
Ciclo attivo
– Predisposizione xml No Si Si
– Firma remota xml No Si Si
– Invio fattura Si Si Si
– Gestione notifiche No Si Si
Ciclo passivo
– Ricezione fattura Si No (*) Si
– Consultazione fattura No Si (*) Si
Altre funzionalità

-Fornitura codice destinatario

No No Si
– Conservazione No Si (**) Si
– Contabilizzazione No No Si
– Statistiche No No Si
– Condivisione clienti No No Si
Assistenza No No Si

(*) attraverso il portale Fatture e Corrispettivi, è possibile scaricare anche massivamente i dati delle fatture ricevute, ma senza che l’operatore sia stato in alcun modo notificato dell’avvenuta ricezione

(**) è noto che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione, attraverso Sogei, un proprio sistema di conservazione digitale, attivabile attraverso espressa scelta effettuata dall’operatore, ma è altrettanto noto come l’Agenzia stessa, nel corpo del contratto di servizio, si dichiari sollevata dalla responsabilità di un’eventuale perdita dei dati.

Anche da una veloce lettura della tabella, appare evidente come:

  • l’utilizzo della pec consenta di soddisfare l’esigenza di inviare e ricevere fatture, ma obblighi a una fortissima manualità;
  • l’utilizzo degli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate possa essere una buona alternativa, ma probabilmente utile solo fino al momento in cui la numerosità di fatture emesse e ricevute o le casistiche gestite dall’operatore non inducano a riflessioni diverse;
  • l’utilizzo di un provider esterno consenta di avvalersi di una serie di funzionalità proprie di un gestionale dedicato, con la possibilità di avviare un processo di controllo di gestione.

Conservazione digitale

Per espressa previsione normativa, i documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, devono essere obbligatoriamente conservati in modalità digitale, in modo tale da rispettare “le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità”.

Come faccio a comunicare ai miei fornitori il mio codice destinatario?

È possibile comunicare ai propri fornitori il codice destinatario con le seguenti modalità:

  • mostrando il QR-Code (se il codice destinatario è stato preventivamente registrato nell’area riservata del sito Fatture e Corrispettivi);
  • per iscritto mediante comunicazione cartacea o via mail, o anche oralmente (con evidente rischio di errori !).

Per evitare di dover comunicare a tutti i propri fornitori il codice destinatario e di commettere errori, è possibile NON comunicare tale codice e impostare nella propria area personale del sito Fatture e Corrispettivi il proprio codice destinatario (anche conferendo apposita delega al proprio commercialista o consulente). In questo modo anche se i fornitori non riporteranno il codice destinatario nelle fatture, il SDI provvederà ad inoltrarle all’indirizzo impostato nel sito.

Tale sistema è molto utile e pratico anche in caso di modifica del codice destinatario in quanto si evita di dover comunicare la variazione a tutti i fornitori.

avv. Emmanuele Bux

Commissione fiscale nazionale APPC

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